Av 26 500 søkere har 17 900 fått godkjent lærekontrakt i 2014.

Styring og kontroll i verksemda/Del IV

KUNNSKAP=
UTVIKLING

Styring og kontroll i verksemda

Vi har blitt meir profesjonelle i vår interne og eksterne styring siste året, og vi vil fortsetje denne utviklinga i 2015.

Tilfredsstillande styring og kontroll

Vi har tilfredsstillande styring og kontroll, og har i år brukt ekstra ressursar på å utvikle og profesjonalisere både den interne og eksterne styringa. Denne utviklinga vil halde fram i 2015 i samarbeid med DIFI og DFØ. Udir er i gang med alle oppdraga Kunnskapsdepartementet som er kommunisert gjennom tildelingsbrev, oppdragsbrev og i etatsstyringsmøta. Vi fekk éin merknad i revisjonsbrevet frå Riksrevisjonen for 2013 knytt til styringa av dei nasjonale sentra. Det vart elles ikkje avdekt nokon vesentlege avvik eller risiki i 2014.

Styringsparameter

Omgrepet styringsparameter bruker KD og Udir om eit område innanfor eit verksemdsmål som skal få særskild merksemd. For kvart styrings­parameter utviklar Udir indikatorar som til ­saman skal gi ein indikasjon på rett veg til å nå verksemdsmålet.

Økonomiforvaltning og intern forvaltning

Økonomiforvaltninga i direktoratet skjer i samsvar med regelverk og instruksar. Vårt system for styring og kontroll er under stadig utvikling. Vi har per i dag system som mellom anna syner Udirs oppgåveportefølje, risikovurderingar, fortløpande utvikling i budsjett og rekneskap, intern kompetanse, fagleg progresjon m.m. Det er eit mål å systematisere og automatisere kopling av sentral informasjon som desse systema leverer, slik at leiinga i Udir får betre styringsinformasjon.

Mål- og resultatstyring

Riksrevisjonen (RR) kommenterte i sin rapport for 2013 m.a. direktoratet si styring av dei nasjonale sentra: «Revisjonen viser at sentrene i årsrapportene beskriver aktiviteter i form av antall oppgaver som er utført, målt opp mot hvilke oppgaver som er gitt. Rapporteringen er i liten grad knyttet til mot mål.»

Vi har i 2014 arbeidd med å vidareutvikle styringa av sentra gjennom mellom anna å justere malar for rapportering og det årlege oppdragsbrevet. Som ein del av dette utviklingsarbeidet har vi starta arbeidet med å utvikle styringsparameter som skal styrkje vår moglegheit for å vurdere måloppnåing hos sentra. I tillegg har vi forenkla rapporteringsmalane for bruken av midlane frå direktoratet.

I 2014 har vi bistått KD i arbeidet med å utvikle styringsparameter for to av dei fem verksemdsmåla våre for 2015. I 2016 vil det liggje føre styringsparameter for alle verksemdsmåla.

Risikovurdering

Risikovurderinga i Udir knyter seg i all hovudsak til verksemdsmål og dei prioriterte oppgåvene for året. Risiko som oppstår innan andre og mindre arbeidsoppgåver, blir handterte av avdelingar og divisjonar. Risikovurderinga er forankra i den øvste leiinga tre gonger i året og følgjer retningslinjene for god praksis med omsyn til oppfølging av identifisert risiko. Ingen større truslar vart avdekte i 2014. I 2015 vil vi jobbe vidare for å implementere risikovurderinga som ein integrert del av det faglege arbeidet vårt og den interne styringa.

Fjerning av tidstjuvar

Verksemdsstyring

Hausten 2013 omorganiserte vi og samla ansvaret for koordinering av styring i éi avdeling. Styringsavdelinga har dermed ansvaret for intern og ekstern styring og for direktoratets samarbeid med sentrale aktørar. Denne endringa har bidrege til at vi i 2014 har jobba meir heilskapleg på det styringsfaglege feltet. I 2014 har vi hatt eit særskilt fokus på vidareutvikling av styringa av den enkelte underliggjande verksemda og Udirs eiga verksemdsstyring. I den samanhengen har vi mellom anna sett i gang eit arbeid for å utvikle eit system for fag- og økonomistyring som skal bidra til ei forenkla og betra samordning av rapporteringa internt og eksternt.

Vi har også sett i gang eit arbeid for i større grad å samordne styringsoppgåvene våre, noko vi forventar skal føre til at våre underliggjande verksemder i større grad understøttar arbeidet vårt med å nå verksemdsmåla, og trekkjer i same retning.

I samarbeid med KD har vi vidareutvikla innhald og struktur i tildelingsbrevet og årsrapporten i tråd med nye føringar frå Finansdepartementet. Utvikling av styringsparameter er ein sentral del av dette arbeidet.

Etatsstyring, embetsstyring og fagstyring

Vi arbeider med å profesjonalisere styringa av verksemdene som vi har ein styringsrelasjon til. Vi legg vekt på å få ein mest mogleg lik struktur, samstundes som vi tek omsyn til ulikskapar mellom verksemdene.

Ei utfordring er at vi har ulike typar styring:

  • etatsstyring av Statped og dei statlege, samiske styra
  • embetsstyring av fylkesmennene på utdanningsfeltet
  • fagstyring av dei nasjonale sentra

Vi fører vidare arbeidet med ein eigen styringsplattform for Statped (fullført i 2013) til også å gjelde for dei to styra for dei tre statlege, samiske skolane i 2014. Vi held fram arbeidet med å utvikle styringsparameter. Frå 2016 innfører vi også parameter i skriva til verksemdene som vi har ein styringsrelasjon til. Dette gjer vi for å kunne seie noko om korleis det samla verkemiddelapparatet bidreg til å nå verksemdsmåla.

Innføring av styringsparameter vil dessutan forenkle rapporteringa og vere meir spissa mot prioriterte oppgåver. På sikt vil dette samordningsarbeidet føre til ein meir effektiv ressursbruk og betre styringa av dei underliggjande verksemdene.

Styring av Fylkesmannen

Vi har ansvaret for embetsstyringa av Fylkesmannen innafor barnehagen og grunnopplæringa.

I 2013 gjorde vi ei etter måten omfattande strukturendring av embetsoppdraget for 2014. Formålet med endringane var å forenkle og få til ein heilskap som betre kommuniserer oppdraga, og som tydeleggjer forventningar, oppdrag og rapporteringskrav til fylkesmennene. Tilbakemeldingar frå embeta i 2014 er at endringane synest å ha verka etter intensjonen. Kvaliteten på rapporteringa frå embeta er forbetra dei siste åra. Fleire embete gjer no svært gode vurderingar av eiga måloppnåing og eigne tiltak, og vi trur, med dei endringane som no er gjorde i styringsskriva, at rapporteringa frå embeta i 2014 vil vise ei ytterlegare forbetring. Vi arbeider kontinuerleg med å balansere krava til og omfanget av rapporteringa, slik at vi med minst mogleg ressursinnsats kan få eit tilstrekkeleg bilete av dei viktigaste utfordringane, og kva for tiltak som verkar. Denne type kunnskap er vesentleg for å kunne «treffe» med våre framtidige satsingar.

Møta med Fylkesmannen

Styringsmøta, AU- og stormøta er vidareførte med same frekvens som tidlegare. Styringsmøta er ein viktig arena som gir oss innblikk i dei ulike rammevilkåra i fylka, og gir eit grunnlag for felles forståing. Vi erfarer at endringane som vart gjorde på innretninga av styringsmøta i 2013, med vekt på førebuing, har resultert i meir «treffsikre» styringsmøte.

Kva for framtidig rolle fylkesmennene skal ha?

Vårt ansvar for embetsstyringa av Fylkesmannen krev at vi vurderer kva for rolle embeta skal ha, og korleis dei skal bidra inn i den samla innsatsen for best mogleg måloppnåing og auka kvalitet i barnehagen og grunnopplæringa. I 2014 har vi i samarbeid med utdanningsdirektørane sett nærmare på kva for framtidig rolle fylkesmennene skal ha i kompetanseutviklingsarbeidet. Det er utarbeidd ein rapport som gjer greie for hovudtrekka i utviklinga og dagens situasjon i høve til fylkesmennene sine oppgåver, til dimensjonering og finansiering. Rapporten peiker også på nokre overordna styringsutfordringar og ulike omsyn som ein bør sjå i samanheng og balansere. I perioden framover med kommunereform og endringar i offentleg forvaltning har vi hausten 2014, i samarbeid med Kunnskapsdepartementet og fylkesmennene, starta ein prosess for å vurdere ansvars- og oppgåvefordeling, verkemiddel, kapasitet og kompetanse på heile barnehage- og opplæringsområdet.

Styring av Statped

Vi har hatt ansvaret for styringa av Statped sidan 2004. Vi har hatt ansvar for omstillinga av Statped til éi verksemd, og vi har to års erfaring med styring av den nye verksemda. I 2014 sette vi i gang eit felles arbeid for å vidareutvikle samarbeid og kommunikasjon mellom våre to verksemder.

Udir som eit byråkratisk mellomledd?

Vår erfaring viser at Udirs grenseflater mot Statped er avgrensa. Statped er på mange måtar ei «spesialistteneste» med ansvar for ein liten, men viktig del av det spesialpedagogiske området. Kombinasjonen av få grenseflater, stor verksemd underlagd dei same budsjettprosessane som Udir, og målgrupper som ofte har stor politisk merksemd, medfører at Statped til tider kan oppleve Udir som eit byråkratisk mellomledd.

Statped tettare på kommunane?

Vi er på veg mot ei kommunereform, og i samband med det er det viktig at vi stiller oss spørsmålet om korleis staten kan møte kommunane sine behov i ein ny kommunestruktur. Vi må vurdere alle våre verkemiddel, inkludert Statped. Vi veit at kommunar har store behov på det spesialpedagogiske området. Kanskje bør Statped innrettast på ein slik måte at dei kjem enda tettare på kommunane?

På bakgrunn av desse vurderingane meiner vi at det kan vere formålstenleg å leggje styringa av Statped til departementet i ein overgangsperiode, og vi ber departementet vurdere denne moglegheita.

Auka tal på lærlingar i statsforvaltninga

Utdanningsdirektoratet har fire lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget. Dette er ein auke med ein lærling frå 2011. I 2014 har to lærlingar teke fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget og ein i IKT-servicefag. Hausten 2014 starta to nye lærlingar i kontor- og administrasjonsfaget.

Samfunnssikkerheit og beredskap

Kunnskapsdepartementet bad om at det vart rapportert på følgjande i årsrapporten for budsjettåret 2014:

  1. Er det gjennomført/revidert ein ROS-analyse i 2013 eller 2014?
  2. Er det gjennomført og evaluert ei kriseøving i 2014?
  3. Er styringssystem for informasjonssikkerheit innført?
1. ROS-analysar

Utdanningsdirektoratet har i 2014 jamleg gjennomført ROS-analysar for arbeidet med samfunnssikkerheit og beredskap. Sikkerheitsarbeidet blir gjennomført med grunnlag i Styringsdokument for arbeid med samfunnssikkerheit og beredskap i kunnskapssektoren, Nasjonal strategi for informasjonssikkerheit og anna gjeldande lovverk.

2. Gjennomføring og evaluering av kriseøvingar i 2014

Det vart gjennomført ei kriseøving den 2. september 2014. Øvinga var planlagd og gjennomført i eit samarbeid mellom KD, JD, DSB, POD og Udir. Scenarioet var ei alvorleg hending ved ein skole, og overordna mål for øvinga var å oppnå ei felles ansvars- og rolleforståing ved ei slik hending. Øvinga vart etterpå evaluert av Udir og KD. Direktoratet deltok også som responscelle i samband med øvinga «SNØ» i departementsfellesskapen. Utdanningsdirektoratets rolle var å bistå KD under øvinga, og elles å svare på spørsmål som var relevante for utdanningssektoren.

3. Utvikling av styringssystemet for informasjonssikkerheit

Direktoratet har eit styringssystem for informasjonssikkerheit som er basert på ISO 27001:2013 og 27002:2013, og er tilpassa behov i verksemda. Styringssystemet vart etablert i 2006 og er seinare revidert og vidareutvikla. Formålet er at leiinga og verksemda elles skal ha tilstrekkeleg styring og kontroll med informasjonssikkerheita og leggje grunnlaget for kontinuerlege forbetringar. I 2014 vart direktoratets sikkerheitshandbok og informasjonssikkerheitspolicy reviderte, der sikkerheitsmål, ansvar, organisering og strategi er gjennomgått og forankra i leiinga.

Likestilling

Vi nyttar rettleiaren «Statlige virksomheters likestillingsredegjørelser etter aktivitets- og rapporteringsplikten» som verktøy i rapporteringa om likestilling. Ettersom rettleiaren tilrår å bruke tal frå Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) i rapporteringa, vil informasjonen om likestilling bli ettersend når desse tala ligg føre våren 2015. Vi har ei medviten haldning til likestillingsspørsmål, særleg ved rekruttering og vurdering av løn.

Helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid

Målet for HMS-arbeidet i Utdanningsdirektoratet er å arbeide systematisk og målretta for å sikre eit godt arbeidsmiljø for alle tilsette. HMS-handboka blir revidert jamleg og skal sikre at arbeidet med arbeidsmiljø, helse og sikkerhet blir teke vare på i samsvar med krava som er fastsette i lover og forskrifter. Handboka er lett tilgjengeleg for alle tilsette via HR-portalen på intranettet vårt.

Arbeidsmiljøutvalet (AMU) har fire faste møte i året. AMU består av tre representantar frå dei tilsette og tre representantar frå leiinga i Utdanningsdirektoratet. I tillegg er bedriftshelsetenesta representert som ein rådgjevar i alle møta i AMU. Utdanningsdirektoratet er delt inn i fem verneområde: tre i Oslo, eitt på Hamar og eitt i Molde. Hovedvernombodet er fast medlem av AMU.

Sjukefråvær i Utdanningsdirektoratet

I februar 2010 flytta Utdanningsdirektoratet inn i nye lokale der stort sett alle sit i opne kontorlandskap. I samband med flyttinga var det noko usikkert om sjukefråværet ville stige. Det gjorde det slett ikkje.

Sjukefråvær i Utdanningsdirektoratet

IKT

Utdanningsdirektoratet utviklar og forvaltar fleire sektorsystem som udir.no, prøve- og eksamenssystema (PAS/PGS), Skoleporten, brukarundersøkingane , BASIL mfl. Vi har generelt god stabilitet på IT-systema trass i at fleire av tenestene våre har stor trafikk. Til dømes hadde www.udir.no over 6 millionar besøk i året, og PAS/PGS handterte digital eksamen for ca. 46 000 kandidatar på same dag.

Informasjonssikkerheit i våre system har høg merksemd. Som eit ledd i dette har vi i 2014 vidareutvikla internkontrollsystemet for behandling av personopplysningar etter personopplysningslova. Internkontrollsystemet sikrar oversikt over kva for personopplysningar som blir forvalta i dei ulike IT-systema, korleis denne forvaltninga skjer, og kven som er ansvarleg. IT-system som inneheld personopplysningar, er melde til Datatilsynet i samsvar med gjeldande lovverk.

I utvikling og vidareutvikling av våre tenester legg vi i aukande grad vekt på brukskvalitet og brukarinvolvering. Våre interne retningslinjer for nett byggjer på relevante regelverk, standardar og tilrådingar som diskriminerings- og tilgjengelegheitslova, WCAG og ELMER. Retningslinjene ligg ved alle relevante kravspesifikasjonar.

Stabil drift av interne og eksterne system

Fleire av våre system er verksemdskritiske for både oss og sektorane vi arbeider for. Spesielt gjeld dette prøve- og eksamenssystema. Men brukarane er i sitt daglege arbeid også avhengig av sikker tilgang til regelverk, rammeplanar, læreplanar og andre tenester vi forvaltar. Vi har derfor også i 2014 lagt vekt på å forbetre og profesjonalisere drifta og sikkerheitstiltaka rundt dei store sektorsystema som PAS, PGS, GREP, Skoleporten og Udir.no.

Utviklingsoppgåver i nye og eksisterande system

Utvikling og vidareutvikling av IT-systema krev personalmessig kapasitet og kompetanse som i liten grad er synleg i prosjektbudsjetta. Også i 2014 har direktoratet hatt fleire store IT-prosjekt gåande parallelt. Dette krev tid og oppfølging frå saksbehandlarane som kjenner domenet, IT-avdelinga og leiarane. Prioritering av desse prosjekta har vore viktig fordi kvaliteten på resultatet er viktig for verksemda og brukarane.

Strategisk tiltaksplan for IT

Informasjonsteknologi er ein sentral del av Utdanningsdirektoratets verksemd som stadig fleire av direktoratets kjerneprosessar blir avhengige av. Dette har resultert i ein betydeleg systemportefølje med tilhøyrande kostnader. Direktoratet må i aukande grad prioritere mellom ulike IT-investeringar i åra som kjem, og vi bør ha ei meir heilskapleg tilnærming til styring og gjennomføring av IT-prosjekt. Vi har derfor utarbeidd ein toårig strategisk tiltaksplan for IT med konkrete mål og tiltak for styring og prioritering, organisering og koordinering, og for kompetanse og bemanning.

Grafikk: Våre viktigste IT-systemer

Informasjonsoppgåver

Kommunikasjonsarbeidet i Udir er omfattande. Sjølv om mediearbeidet har høg prioritet, er det kommunikasjonen med barnehagane og grunnopplæringa som er vårt mest ressurskrevjande arbeidsfelt. Vi skal vere hovudkanalen for formidling av det den statlege utdanningspolitikken vil medføre i praksis, og vi skal gi informasjon om tilstanden i norske barnehagar og skolar. Dette skal vi gjere i eit enkelt, forståeleg språk ved å ta utgangspunkt i brukarane sine behov og oppgåver. Vi nyttar ei lang rekkje verkemiddel frå film til meir tradisjonelt mediearbeid, men den viktigaste kommunikasjonskanalen er Internett, der Utdanningsdirektoratet er ein stor offentleg aktør.

Udir.no

Udir.no er vår viktigaste informasjonskanal ut til sektoren. I løpet av 2014 hadde vi 6 124 493 besøk på udir.no og 25 697 442 sidevisingar. Besøkstala på nettsida har auka jamleg frå år til år.

Kva har vi prioritert i 2014, og kva gjer vi framover?

I løpet av 2014 har vi jobba med å snu tankegangen og endre måten vi kommuniserer på. Vi tek utgangspunkt i oppgåvene folk kjem til oss for å løyse, i staden for kva for informasjon vi som avsendarar ønskjer å få ut. Før vi publiserer informasjon på nettet, spør vi om innhaldet faktisk vil løyse problema brukarane har, og på denne måten kan innhaldet på Udir.no bidra til ein betre barnehage, skole og fagopplæring. Rapporten «Rapporterings- og dokumentasjonskrav i skolesektoren» (Grindheim-rapporten) viser at vi må tydeleggjere kva for rapporterings- og dokumentasjonskrav som er ufråvikelege. Vi må også synleggjere nytten av det arbeidet vi pålegg skolane. Ved å prioritere og tydeleggjere innhaldet kan vi vise samanhengen mellom ulike satsingar og utviklingstiltak. Slik kan vi spare skolane for tid og hjelpe dei til å gjennomføre dei oppgåvene dei er pålagde å gjere. Som eit utgangspunkt for dette arbeidet har vi laga nye mål for udir.no:

  • Innhaldet på udir.no skal vere lett å finne og lett å forstå.
  • Innhaldet på udir.no skal vere gyldig.
  • Vi skal prioritere innhald ut frå behovet til brukarane våre.
  • Vi skal fjerne tidstjuvar.

I tillegg til å setje nye mål og prinsipp har vi laga ein plan for korleis vi kan følgje opp og måle om måla er nådde. Eit eksempel på korleis vi har arbeidd med innhaldet, er nasjonale prøver. Her har vi slått saman og spissa innhaldet og strukturert det på bakgrunn av dei oppgåvene skolane må løyse. Spørjeundersøkingar før og etter endringa viser at folk no lettare finn det dei er ute etter.

For betre å kunne finne fram til kva sektoren treng, har vi kjøpt inn utstyr og begynt å byggje kompetanse for å gjennomføre brukartestar sjølve. Vi har innført at nettredaksjonen minst ein gong i månaden skal ut og snakke med nokre i sektoren. Og vi har innført ein meir systematisk bruk av spørjeundersøkingar.

Udir i sosiale medium i 2014

På sosiale medium skal vi bidra til å få fram og skape positive historier om barnehagar, skolar og fagopplæring. Det gjer vi ved å dele gladsaker, rose flinke folk, støtte debattar med faktainformasjon og forsterke resten av kommunikasjonen vår. Vi ønskjer å bli oppfatta som tilgjengelege, lyttande, positive og oppklarande.

Dei beste sakene er når vi gir målgruppene lyst til å dele stoffet vidare, og når vi snakkar positivt om barnehagar, skolar og fagopplæring. Bilete, videoar og lenkjer til medieoppslag fungerer ekstra godt. Mobbesakene har fått stor merksemd i 2014, også på Facebook. Vår mest spreidde sak er vår informasjon til foreldra om elevane sitt psykososiale miljø.

Eit anna eksempel er posten om barnehagelæraren Pia som trivst i jobben sin. På Twitter svarer vi først og fremst på spørsmål og førespurnader, og vi oppklarer med fakta. Vi får gode tilbakemeldingar frå følgjarane våre for at vi er til stades og hjelper med svar når vi kan. Særleg på Twitter er det viktig med raske tilbakemeldingar. Saker med stor spreiing er live-twitring frå konferansar og yrkes-NM, i tillegg til resultata frå nasjonale prøver.

Intranettet FIBEL

Intranettet i Utdanningsdirektoratet, Fibel, er den viktigaste kanalen for internkommunikasjon i organisasjonen. Fibel er startsida for alle tilsette, og i tillegg til nyheiter og informasjon om organisasjonen finn dei tilsette også verktøy dei treng for å gjere jobben sin. På Fibel er det ein intern blogg som er open for alle tilsette. Fibel blir også brukt som digital samarbeidsarena for tilsette i Udir. I 2014 har vi integrert verktøyet Rammeverk for utviklingstiltak i Utdanningsdirektoratet i Fibel. Dette er eit felles rammeverk som skal bidra til å sikre kvaliteten i utviklingstiltak retta mot barnehagane og grunnopplæringa.

Offentlege innkjøp

For å sikre at regelverket blir følgt har Utdanningsdirektoratet ei tverrfaglig innkjøpsgruppe med juridisk og innkjøpsfagleg kompetanse som bistår ved innkjøp. Innkjøpspolicy, interne rutinar og malar er oppdaterte og tilgjengelege elektronisk på direktoratets intranett. Direktoratet nyttar også Mercell som verktøy for elektronisk konkurransegjennomføring.

Skoleval

I 2014, som var eit mellomvalår, heldt vi ved like NSD-systema for stemmeregistrering og påmelding, og vi arbeidde vidare med å lage undervisningsopplegg. Arbeidet vart gjennomført etter planen.

Utgiver
Utdanningsdirektoratet

Ansvarlig redaktør
Helge Lund

Foto
Getty Images

Design, redaksjonell rådgivning og utvikling
Dinamo

Redaksjonen
Doris Amland (redaktør)
Angela Kreher
Anne Hauglid
Anne Kristine Larsen
Hallvard Thorsen
Line Mork
Marit Helen Bakken 
Marit Solvoll
Morten Haug Frøyen